ETIKA SEORANG SEKRETARIS

 

ETIKA PROFESI SEORANG SEKRETARIS

 

1.    Pengertian Etika

Pengertian Etike menurut beberapa ahli :

A.    Aristotetles

Aristoteles merupakan seorang filsuf asal Yunani dan murid dari Plato berpendapat dengan membagi etika menjadi 2 pengertian, yakni Terminius Technicus dan Manner and Cutom.

Terminius Technicus merupakan etika sebagai ilmu pengetahuan yang mempelajari problema tingkah laku atau perbuatan individu (manusia), sedangkan Manner and Cutom merupakan pengkajian etika berkaitan dengan tata cara dan adat yang melekat dalam diri individu, serta terkait dengan baik dan buruknya tingkah laku, perbuatan, ataupun perilaku individu tersebut.

 

B.     W. J. S. Poerwadarminta

Wilfridus. J. S Poerwadarminta merupakan salah satu tokoh sastra Indonesia, mengemukakan bahwa etika adalah ilmu pengetahuan terkait perbuatan dan perilaku manusia dilihat dari sisi baik dan sisi buruknya yang ditentukan oleh manusia pula.

 

C.    Prof. Dr. R. Soegarda Poerbakawatja

Prof. Dr. R. Soegarda Poerbakawatja merupakan salah satu tokoh pendidikan di Indonesia, memberikan definisi bahwa etika adalah suatu ilmu yang memberikan arahan, acuan, dan juga pijakan pada suatu perilaku atau perbuatan manusia.

 

D.    Louis O. Kattsoff

Kattsoff memberikan pandangan bahwa etika pada hakikatnya lebih cenderung berkaitan dengan asas-asas pembenaran dalam relasi tingkah laku antarmanusia.

 

E.     H. A Mustafa

H. A. Mustafa mengemukakan pengertian etika adalah ilmu yang menelaah suatu tingkah laku atau perbuatan manusia dari segi baik dan buruknya dengan memperhatikan perilaku manusia tersebut sejauh yang diketahui oleh akal pikiran manusia.

 

 

2.      Pengertian Profesi

Pengetian profesi menurut beberapa ahli :

A.    Peter Jarvis ( 1983: 21 )

Profesi merupakan suatu pekerjaan yang didasarkan pada studi intelektual dan latihaan yang khusus, tujuannya iyalah untuk  menyediakan pelayanan ketrampilan terhadap yang lain dengan bayaran maupun upah tertentu.

 

B.     Cogan (1983: 21 )

Profesi merupakan suatu ketrampilan yang terdapat dalam prakteknya didasarkan atas suatu struktur teoritis tertentu dari beberapa bagian pelajaran ataupun ilmu pengetahuan.

 

C.    Dedi Supriyadi ( 1998: 95 )

profesi merupakan pekerjaan atau jabatan yang menuntut suatu keahlian, tanggung jawab serta kesetiaan terhadap profesi.

 

D.    SCHEIN, E.H (1962)

Profesi adalah suatu kumpulan atau set pekerjaan yang membangun suatu set norma yang sangat khusus yang berasal dari perannya yang khusus di masyarakat.

 

E.     HUGHES, E.C (1963)

Perofesi menyatakan bahwa ia mengetahui lebih baik dari kliennya tentang apa yang diderita atau terjadi pada kliennya.

 

3.      Pengertian Sekretaris

Pengertia sekretaris menurut beberapa ahli :

A.    Menurut Saiman(2002:24)

Bahwa pengertian sekretaris merupakan orang yang memiliki tugas mengenai aktivitas atau kegiatan tulis menulis, atau kegiatan atau aktivitas catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu untuk perkantoran atau perusahaan.

 

B.     Menurut The Liang Gie (2002:25)

Yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya itu adalah menyelenggarakan dalam urusan surat menyurat termasuk juga menyiapkan, bagi penjabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan.

 

C.    Menurut Wursanto(2002:25)

Dikutip Saiman bahwa arti dari sekretaris merupakan seorang pegawai yang bertugas untuk dapat membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail pimpinannya atau kepala.

 

D.    Menurut M. Braum dan Ramon (1992:3)

“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief”.

“Sekretaris merupakan seorang pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan dalam surat menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau juga mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau pada perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban yang lainnya dalam upaya meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.”

 

 

4.      Etika Sekretaris

Etika Sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang beruoa peraturan-peraturan atau ha-hal yang sudah merupakan kebiasaan (yang baik) dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilaksanakan.Atau dapat juga dikatakan bahwa:Etika Sekretaris adalah kebiasaan yang baik atau peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang kemudian mengendap menjadi normatif.Seorang sekretaris perlu memahami etika, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku, sebab perilaku yang baik nukan penting bagu sekretaris saja, tetapi juga penting bagi orang lain dan bagi masyarakat luar.

Singkatnya etika juga disebut tata sopan santun. Etika sekretaris dalam konta kedinasan hendaknya mempunyai prinsip loyalitas tinggi, yang berarti termasuk juga rasa tanggung jawab besar manfaatnya demi terselesaikannya tugas yang dihadapi sekretaris. Budi bahasa yang baik, saling menghormati, akan menjamin keselarasan kerjasama, meningkatkan efisiensi dan suasana yagn menyenangkan di tempat kerja.

5.      Sekretaris Profesional

Sekretaris Profesional yang benaar-benar ahli dalam bidangnya, keahlian dalam bidang tertentu diperoleh dari hasil pendidikan dan pelatihan / hasil mengikuti program / pengalaman secara khusus dalam pekerjaan / bidang tertentu.

Ciri-ciri Sekretaris Profesional :

a.       Memiliki keahlian khusus

b.      Merupakan panggilan hidup

c.       Memiliki teori baku secara universal

d.      Mengabdikan diri untuk masyarakat dan bukan untuk diri sendiri

e.       Dilengkapi kecakapan diagnostik dan kompetisi aplikatif

f.        Memiliki otonomi dalam melaksanakan pekerjaannya

g.      Mempunyai kode etik

h.      Mempunyai klien jelas

i.        Mempunyai organisasi profesi kuat

j.        Memunyai hubungan dengan profesi pada bidang lain.

Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, setiap individu khususnya sekretaris dapat berupaya menerapkan ciri/kriteria profesionalisme dalam melaksanakan pekerjaannya dan berupaya menjadi atau dapat mewujudkan sekretaris profesional.

 

6.      Etika Menerima Tamu

Menurut Sedarmayanti (1997), etika sekretaris dalam menerima tamu adalah sebagai berikut:

a.       Bersikap sopan dan ramah

b.      Berkepribadian menarik

c.       Bijaksana

d.      Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja serta pengetahuan lainnya.

Menurut Ursula Ernawati (2003), etika sekretaris dalam menerima tamu kantor, adalah:-          Berpenampilan rapi, bersih dan segar

a.       Berprilaku sopan dan ramah

b.      Ekspresi wajah yang hangat

c.       Menghafal nama tamu

d.      Senang bergaul dan luwes

e.       Menjadi pendengar yang baik

f.        Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku

g.      Bersikap hormat kepada tamu

h.      Memiliki semangat kerja yang tinggi

i.        Nada suara yang enak dan jelas

j.        Tenang dan menangani complain secara profesional

k.      Tidak menginterupsi pembicaraan tamu

l.        Tulus melayani tamu

 

7.      Etika Berkunjung Ke Kantor

Persiapkan terlebih dahulu segala sesuatu yang akan dibicarakan pada kunjungan anda

a.       Perkenalkan diri anda kepada resepsionis dan katakanlah keperluan anda

b.      Berikan kartu nama bisnis anda

c.      Menunggu dengan sopan dan sabar. Tidak merokok, menyelesaikan pekerjaan, membaca novel, berbicara dengan suara keras, menunjukan kegelisahan, membaca surat yang tergeletak di meja tunggu.

d.      Handphone dan alat komunikasi dalam posisi off pada waktu pembicaraan berlangsung

e.       Perkenalkan diri anda sekali lagi kepada orang yang anda temui

f.        Berjabat tangan dilakukan pada awal dan di akhir pertemuan atau kunjungan anda

 

8.      Tata Sopan Santun

Dalam rangka menerapkan tata sopan santun, ada beberapa hal yang perlu dipahami, antara lain:

A.  Dalam hal ketepatan waktu, sekretaris wajib memberi perhatian terhadap ketepatan waktu. Bila pimpinan mengalami keterlambatan dalam mene[ati janjinya, maka sekretaris harus meneleon pihak yang menunggu untuk minta maaf atau memberitahu pimpinannya terlambat

B.  Bila isteri pimpinan atau wanita yang telah berumur berkunjung ke kantor, sebaiknya berdiri untuk menyapanya guna menunjukkan rasa hormat kepadanya.

C.     Beberapa hal yang harus dihindari oleh ekretaris di tempat kerja antara lain adalah:

a.    Sering tidak hadir dengan alasan yang tidak tepat. Hal ini kan mengganggu sesama pegawai/rekan, karena akan terpaksa mengambil alih pekerjaan sekretaris. Selain memberi kesan yang kurang baik dari seluruh pihak.

b.   Membicarakan atau membocorkan rahasia perusahaan dengan sengaja atau tidak sengaja

c.   Menggunakan telepon milik perusahaan untuk kepentingan pribadi, kecuali bila perlu

d.      Terlalu sering menerima tamuj pribadu

e. Sering memperpanjang waktu yang telah ditetapkan untuk waktu makan siang/istirahat

f.        Mengemukakan keluhan yang tidak tepat saluran maupun isi keluhannya

g.      Memberi kritik terhadap pihak lain dihadapan pegawai lainnya.

h.   Pinjam meminjam uang maupun perlengkapan dari pihak lain, kecuali keadaan mendesak

i.   Ramah yang berlebihan, pada waktu menegur bila kebetulan bertemu. Tidak khusus mencari teman untuk berbicara (ngobrol)

j.    Menerima esuatu atau hadiah yang oleh pimpinan dianggao tidak pada tempatnya.

 

 

Sumber :

https://www.gramedia.com/best-seller/pengertian-etika/

https://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-profesi/

https://pendidikan.co.id/pengertian-sekretaris-fungsi-tugas-tujuan-jenis-dan-menurut-para-ahli/

https://kitingmu.blogspot.com/2016/02/etika-profesi-sekretaris.html

Menangani Tamu Kantor (zallis0609.blogspot.com)

 cara berpenampilan yang baik bagi sekretaris (sekretasrisbaik.blogspot.com)