Menangani Telepon

 

Menangani Telepon

Tugas ini bersifat rutin, karena Karena begitu duduk di kursi sekretaris, maka tugas ini sudah melekat tanpa adanya instruksi.

Keterampilan yang harus dimiliki seperti komunikasi yang efektif, feedback yang diharapkan tercapai dan dilakukan dengan etika.

Etiket dalam menangani telepon :

1.      Tetap menjaga rahasia – tahu apa yang perlu dan tidak perlu diinformasikan

2.      Bicara dengan volume normal (tidak terlalu keras ataupun terlalu pelan)

3.      Konsentrasi pada pembicaraan telepon (bukan pada orang ke tiga atau

pekerjaan lain, ataupun sambil makan)

4.      Telepon bukan untuk mengobrol apalagi obrolan pribadi

5.      Pembicaraan telepon adalah antara SK dan penelpon (jangan pakai speaker

phone tanpa ijin lawan bicara)

6.      Perhatikan waktu yang baik untuk menelpon

7.      Hati-hati dalam memberikan nomor telepon (direct line)

8.      Ciptakan kesan ramah saat bicara dengan: tersenyum.

 

Cara menerima telepon yang benar :

1.      Mengangkat telepon dalam deringan ke 3 (max)

2.      Mengangkat dengan tangan kiri (utk yg tidak kidal)

3.      Tangan kanan siap dengan peralatan (kertas dan pena)

4.      Memberi salam : Selamat pagi/siang/sore

5.      Berikan identitas kita :

a.       Terima dari operator    : “Marketing, dengan Sari disini”

b.      Terima langsung          : “PT Husada, dengan Sari”

6.      Tunjukkan itikad baik: “ada yang bisa dibantu?”

7.      Menanyakan identitas penelpon

8.      Menyaring/memfilter/menseleksi

9.      Tutup dengan sopan : “terimakasih” dan “salam”

 

Cara menelpon:

1.      Memiliki rencana (tujuan menelpon, dan data: topik & nama)

2.      Siap dengan peralatan dan perlengkapan

3.      Memahami cara bekerja pesawat telepon

4.      Ketika sudah tersambung, pastikan kita sampai pada tujuan

5.      Katakan dengan siapa ingin berbicara

6.      Berikan identifikasi diri atau siapa yang akan berbicara

7.      Informasikan tujuan/maksud menelpon

8.      Meninggalkan pesan secara singkat, padat, tepat, jika ybs tidak ditempat

 

 

Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan:

1.      Berbicara dengan kecepatan yang normal

2.      Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon

3.      Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras

4.      Berbicara dengan nada yang santun, ramah dan rasa ingin membantu penelepon