SISTEM KEARSIPAN

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN

1. Ruang Arsip Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. sistem ini memiliki ciri, yang biasanya arsip-arsip disusun secara rapih dan diseragamkan warna map, folder maupun warna sampulnya.

Keuntungan asas Sentralisasi:

a) Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.

b) Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Sedangkan kelemahannya :

a) Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.

b) Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

Berikut ilustrasi Ruang Arsip Sentralisasi:

Gambar 1

Gambar 2

Gambar 3

2. Ruang Arsip Desentralisasi

Tiap-tiap unit atau departemen membedakan sistem data sendiri, atau pelaksanaan perolehan data yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.

Keuntungan azas desentralisasi sebagai berikut :

a. pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing,

b. keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri,

c. penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

Kerugian azas desentralisasi sebagai berikut :

a. penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan,

b. kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan,

c. penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan

d. kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

Berikut adalah lemari untuk mengarsip yang khusus untuk staff laboran psikologi saja (Misalnya)

3. Ruang Arsip Gabungan/Kombinasi

Azas yang mengkombinasikan antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi. Dalam azas campuran ini tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri penyimpanan datanya karena mempunyai spesifikasi data tersendiri

4. Contoh-Contoh Arsip Eletronik

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) istilah digital yang terdapat pada arsip berarti hubungan dengan angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu. Sementara itu jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi, artinya proses pemberian atau pemakaian sistem digital.

Artinya berdasarkan arti kata dalam bahasa, digital atau digitalisasi dalam arsip erat kaitannya antara digital atau digitalisasi dengan arsip dalam konteks medianya. Di mana penyimpanan suatu data atau arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip digital atau disebut sebagai arsip digital.

Dengan demikian, yang dimaksud arsip digital adalah data atau arsip yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat, atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat digunakan atau dimanfaatkan.

Untuk menyelamatkan fisik dan informasi arsip, ada beberapa alat yang bisa digunakan, salah satunya alat pemindai (scanner).

Hal tentang penyimpanan arsip digital diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40. Dalam peraturan tersebut, disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara atau kegiatan dalam pemeliharaan arsip dinamis.

Apabila dilihat dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuan yang dilakukan alih media arsip:

a) Untuk mempercepat layanan akses (aktif dan inaktif)

b) Untuk pelestarian arsip (statis)

Tujuan dilakukannya alih media arsip pada dasarnya dilakukan agar arsip dikelola dengan lebih efektif dan efisien.

Contoh Arsip elektronik/digital :