PERJALANAN DINAS PIMPINAN

 

MENANGANI PERJALANAN DINAS PIMPINAN

 

Sekretaris adalah seseorang yang bekerja di perusahaan yang mengerjakan tugas yang bersifat administrative dan membantu menyelesaikan tugas pimpinan dikantor. Dalam hal ini sekretaris bisa menengani keprluan pimpinan baik yang bersangkutan dengan tugas atau pribadi.

  

1.      Tugas sekretaris antara lain :

A.    Menangani telephone masuk atau keluar

B.     Membuat surat

C.     Menangani arsip perusahaan.

D.    Menangani kas kecil

E.     Menyusun agenda kegiatan pimpinan

F.     Menangani perjalanan dinas pimpinan

G.    Mengatur rapat

H.    Mencari informasi yang dibutuhkan pimpinan,

 

2.      Pengertian Perjalanan Dinas Pimpinan

Perjalanan dinas merupakan perjalanan dinas dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju dan Kembali ke tempat kedudukan semmula. Dalam hal ini, perjalanan dinas disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi pejabat/pegawai, termasuk untuk peningkatan kualitas SDM seperti mengikuti pelatihan, bimbingan teknis, seminar, ataupun studi banding.

Perjalanan dinas pimpinan adalah suatu kegiatan yang memerlukan kehadiran pimpinan untuk penyelesaiannya yang berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.Dimana semua keperluan ditentukan oleh perusahaan seperti tempat kunjungan, biaya akomodasi antar lain biaya transport, hotel, makan, tunjangan dan keperluan lainnya.

 

3.      Macam-macam perjalanan dinas

Perjalanan dinas ada dua yaitu, perjalanan dinas luar kota dan perjalanan dinas luar negeri.

a.       Perjalanan dinas luar kota

AdalahPerjalanan yang dilakukan oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas atau tanggung jawab dalam jangka waktu tertentu yag dilakukan di luar kota.

 

b.      Perjalanan dinas luar negeri

Adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas atau tanggung jawab dalam jangka waktu tertentu yag dilakukan di luar negeri.

 

4.      Persiapan Perjalanan Dinas

A.    Persiapan yang bersifat Administratif

a)      Surat Tugas

Dokumen yang berisi perintah atau ijin dari suatu instansi yang dapat memungkinkan seseorang (pegawai/pimpinan) melakukan perjalanan dinas keluar kota maupun luar negeri.

b)      Jadwal Perjalanan Dinas

Daftar yang berisi seluruh kegiatan yang harus dilakukan saat melaksanakan perjalanan dinas. Yang bertujuan memperjelas pimpinan

c)      Undangan

Dalam hal ini bisa saja pimpinan kita melakukan perjalanan dinas karena mendapat undangan dari salah satu relasi, misalnya undangan pameran, diklat, pernikahan, dll.

d)      Passport

Dokumen yang merupakan identitas warga Negara yang diperlukan untuk dapat melakukan perjalanan dinas keluar negeri. Apabila kita melakukan perjalanan dinas keluar negri tanpa membawa paspor dapat dikatakan pengunjung gelap atau bisa di Blacklist oleh Negara tujuan.

Macam- macam paspor

·         Paspor Hijau

Atau yang lebih dikenal dengan  paspor biasa (normal passport) Paspor yang diterbitkan oleh kantor imigran setempat dan berlaku selama 5 tahun.

·         Paspor Biru

Paspor dinas yang digunakan untuk keperluan dinas bagi pegawai atau pejabat pemerintah yang diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri yang masa berlakunya tidak menentu.

·         Paspor Hitam

Paspor yang dimiliki oleh pejabat diplomatik. Paspor ini dikeluarkan oleh Departemen luar negeri.

·         Paspor Coklat

Paspor ini digunakan untuk keperluan menunaikan ibadah haji. Dikeluarkan oleh Departemen Agama, masa berlaku paspor haji tergantung waktu dalam menunaikan ibadah haji.

·         Paspor khusus

Paspor untuk pejabat atau anggota PBB, paspor ini dibagi dua macam yaitu :

Paspor warna merah untuk pejabat tinggi Unaited Nations. Dan paspor warna biru muda untuk staf PBB.

e)      Visa

Dokumen yang memberikan ijin kepada pendatang manca Negara utuk dapat tinggal di suatu Negara tujuan dalam jangka waktu tertentu.Visa merupakan lembar formulir yang berisi keterangan yang dilampirkan dalam paspor, visa dikeluarkan oleh duta besar. Apabila seseorang tinggal disuatu Negara yang melampaui batas maka disebut overstay.

 

Macam-macam visa :

a.       Tourist Visa yaitu, visa yang digunakan oleh pendatang yang bertujuan melakukan liburan.

b.      Business Visa yaitu, via yang digunakan untuk kunjungan keluar negeri untuk urusan bisnis

c.       Offiial Visa yaitu, visa yang diberikan kepada perwakilan Negara atau pejabat Negara untuk hubungan iternasional sebagai wujud persahabatan antar Negara.

d.      Immigrant Visa yaitu, visa yang diguakan oleh orang-orang yang ingin keluar negeri dan berencana untuk tinggal menetap.

e.       Diplomatic Visa yaitu, Visa yang diberikan kepada pejabat diplomat atau duta Negara untuk mendapat perlakuan khusus.

f.        Transit Visa yaitu, visa yang digunakan untuk keperluan singgah sesaat disuatu wilayah Negara lain selama 1 s.d 3 hari kemudian akan melanjutkan kembali perjalanannya.

f)       Sertifikat Kesehatan (Yellow Card)

Dokumen yang berisi keterangan kesehatan seseorang yang akan melakukan perjalanan keluar negeri. Dokumen ini bisa diproses di Rumah Sakit yang memiliki standar WHO.

 

B.     Persiapan yang bersifat Non Administratif

a)      Reservasi Tiket

Saat pimpinan kita melakukan perjalanan dinas keluar kota ataupun luar negeri tentu saja memerlukan transport untuk sampai ketempat tujuan. Maka kita bisa menyiapkan transport untuk pimpinan seperti mobil kantor, pesawat, kereta dan kapal sesuai dengan tujuan pimpinan.

 

b)      Reservasi Hotel

Sesampainya pimpinan ditempat tujuan maka kita juga harus mempersiapkan penginapan bagi pimpinan kita agar pimpinan dapat beristirahat, misalnya hotel, apartemen dan motel. Sesuai anggaran dari perusahaan. Akan tetapi pabila pimpinan hanya melakukan perjalanan dinas satu hari dan memungkinkan pimpinan tidak memerlukan penginapan maka kita tidak perlu memean hotel.

 

5.      Tujuan Perjalanan Dinas

a.       Perjalanan dinas atau bisnis untuk mengikuti tender proyek

b.      Perjalana dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan

c.       Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional

d.      Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat umum pemegang saham (RUPS)

e.       Perjalanan bsinis atau dinas untuk melakukan pembukaan kantor cabang

f.        Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan

g.      Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kedaerah-daerah maupun negara lain

 

Sumber :

https://repository.dinamika.ac.id/id/eprint/4746/1/07390150006-2010-PA-STIKOMSURABAYA.pdf

https://kejuruan.porosilmu.com/2016/10/menangani-perjalanan-dinas-pimpinan.html

https://pengertianperjalanandinas.blogspot.com/2017/10/pengertian-perjalanan-dinas-dan.html

https://www.kubikleadership.com/wp-content/uploads/2017/07/521883_620.jpg