Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

 

Ruang Lingkuep Tugas Sekretaris

1.      Tugas – tugas rutin.

Tugas rutin merupakan tugas-tugas yang harus dikerjakan sekretaris sekretaris, tanpa memerlukan perintah langsung dan terus menerus disampaikan oleh pimpinan.

     Tugas rutin sekretaris meliputi :

a.       Membuka surat masuk, memberikan nomor surat, dan menyelipkan lembar disposisi bagi pimpinan sehingga pimpinan mudah untuk memberikan perintah tertulis terkait dengan surat tersebut.

b.      Menginput perintah pimpinan atas lembar disposisi yang telah diisi oleh pimpinan sesuai dengan surat masuk.

c.       Mendokumentaikan, menyusun dan menyimpan surat-surat tersebut sesuai dengan penomoran surat.

d.      Mengendalikan dan mengawasi penyimpanan dokumean sehingga menghindari dokumen tersebut dipergunakan oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab.

e.       Menerima dan melayani tamu pimpinan yang telah dijadwalkan sebelumnya.

f.       Menerima telepon dan menelpon sesuai kepentingan pimpinan.

g.      Mengatur jadwal acara kegiatan dan kesibukan pimpinan sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan pimpinan.

h.      Memberikan laporan sederhana baik tertulis maupun tidak tertulis.

i.        Mengelola kas kecil.

j.        Menjaga kebersihan, kerapihan, dan menata kantor guna menciptakan kenyamanan kantor.

 

2.      Tugas khusus

a.       Menyiapkan kegiatan rapat dan berbagai peralatan serta perlengkapan pendukungnya

b.      Menjadi notulen dalam rapat dan merekam segala pembicaraan dan hal-hal penting lainnya.

c.       Membuat konsep dan menyusun surat perjanjian kerja sama tertentu dengan pihak lain.

d.      Menyiapkan surat, akomodasi untuk perjalanan dinas.

e.       Mempersiapkan dokumen, naskah makalah, atau pun pidato yang di butuhkan oleh pimpinan.

 

3.      Tugas istimewa

a.       Menyediakan dan memelihara peralatan dan perlengkapan yang di butuhkan oleh pimpinan agar kegiatan yang dilaksanakan pimpinan dapat terlaksana dengan baik.

b.      Sumber informasi kedua selain pimpinan itu sendiri, bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi seputar kegiatan pimpinan.

c.       Mendampingi pimpinan sebagai pendukung kesuksesan pekerjaan yang diemban pimpinan.

 

4.      Tugas insidential

a.       Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan alporan, pidato, atau dokumen lainnya.

b.      Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan.

c.       Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau acara.